As easy as 1, 2, 3

Time goes by for everyone but we can’t allow ourselves to being too simple when communicating

Uma das primeiras coisas que aprendemos em inglês são os números. Quem já não viu uma criancinha falar, sob os olhares curiosos e orgulhosos da família, o famoso one, two, three? E na escola, a primeira música sempre é o One little, two little, three little indians...
Mas o tempo passa para todos e hoje não podemos mais nos dar o luxo de sermos tão simples na nossa comunicação. E se estamos falando de business, os números representam telefones, balanços, informações que causam impacto no dia à dia das empresas. Imagine se você, como secretária, passar qualquer um destes números errado para seu chefe ou algum contato?
Um erro que as pessoas normalmente cometem é confundir a pronúncia do teen com o ty. Não há fórmula mágica, só uma dica bem fácil que sempre dou aos alunos que estão nessa fase: de 13 a 19 somos teenagers, justamente porque temos thirteen, fourteen, etc years old! Assim não tem como esquecer que 13 é thirteen e 30 é thirty. Aprender por associação sempre fica mais fácil.
Seguem algumas dicas que facilitarão seu dia à dia, numa coisa que parece tão simples, mas que pode não ser tão simples assim:
Escreva os números até nove e use numerais acima de 10;
Muitos alunos confundem o que é um número ordinal e um número cardinal. Que tal pensar que números ordinais colocam em ordem? O primeiro depois do segundo, o segundo depois do terceiro e por aí vai;
”Hundred” e “thousand” ficam sempre no singular. O plural só é aceito em frases como por exemplo “Hundreds of people were at the concert yesterday”;
Números terminados em 00 são normalmente expressos como o número e “hundred”. Por exemplo: 1500 é fifteen hundred e não “one thousand, five hundred”;
E quando você escreve um cheque, o número 100 é sempre escrito “one hundred” e nunca "a hundred";
Como se diz zero? De várias maneiras, dependendo do contexto. “Zero” é mais formal e científico. “Oh” é a forma mais usada quando falamos de telefone, números de trens, vôos, ônibus ou informações bancárias;
O uso do and em números, em situações como por exemplo: “ two thousand, four hundred and fifty” (2450) divide opiniões: em inglês americano aconselha-se a não usar “and” em nenhuma parte de um número, em inglês britânico nem tanto. O que eu falo para os alunos é: se não é errado gramaticalmente e se não há possibilidade de mudar o sentido, o contexto, use da maneira que você achar melhor. Eu particularmente costumo usar o “and”;
Como sabemos, em nossa lingua, usamos o ponto para separar os números, não devemos esquecer que em inglês usamos a vírgula;
Para um número negativo, e isso vale também para temperaturas, usamos minus ou negative em Inglês Americano.
Surpreendido com quantos detalhes temos quando falamos de um assunto que parece tão simples e absoluto como números? Já que estamos nesse assunto, terminamos com uma expressão dentro desta área: Há muito mais a ser visto e estudado sobre números, este artigo é só uma “ballpark figure”!*

* Ballpark figure significa uma estimativa, um número estimado como por exemplo na frase “I don't need an exact number. A ballpark figure will do.”

Regina Rezende

MOVIE STAR SECRETARY

A lot of information is trusted to the secretary and that shows just how important we are inside an office.

Esta semana, tivemos nossa palestra Movie Star Secretary onde discutimos como as secretárias e assistentes são representadas nos filmes e séries. Mostramos tanto os filmes dos anos 80 e 90, apresentando como era a secretária naquela época, bem como algumas séries atuais que mostram como a secretária era vista nos anos 60, como é o caso das secretárias da premiada série Mad Men. Além disso, citamos um ponto que é muito polêmico nos grupos de discussão de secretárias: as secretárias das novelas brasileiras. Concordamos que isso acaba tornando-se um problema de muitas profissões mas se temos sempre uma ou outra secretária fofoqueira dentro de um escritório, pelo menos nossa opinião unânime foi que muitas informações passam pela secretária, e isso mostra o quanto somos importantes dentro da dinâmica de um escritório. E é neste ponto que a vida das novelas diverge da real: temos que ser sempre profissionais e éticas ao ponto de não virarmos um ponto de fofocas, ou pior ainda, um ponto de distribuição da fofoca!
E onde o inglês entra nesta história? Por que não unir o divertimento com um pouco de aprendizado? Tanto da língua inglesa como da sua profissão? No próximo fim de semana, passe na locadora e pegue um filme que vai lhe divertir e lhe fazer pensar nas semelhanças e diferenças do que é mostrado sobre nossa profissão. Você pensou em O Diabo Veste Prada, não pensou? Minha sugestão de hoje passa bem longe disso. Eu sugiro Uma Secretária de Futuro (Working Girl) com Melanie Griffith e Harrison Ford. A diversão já começa em vê-los tão jovens e todos aqueles cabelos tão início dos anos 90 (acredite, já usamos isso sim!) e conforme as cenas passam você começa a ver que nem tanta coisa assim mudou no
perfil da secretária daquela época para o de hoje e, de certa forma, alguns chefes não tão corretos continuam nos assombrando também. Ficou tentada em colocar legendas? Coloque legendas em inglês e siga o exemplo da Tess do filme: invista sempre no seu desenvolvimento, informe-se, aprenda, queira sempre mais e com certeza você já estará a caminho de alcançar tudo que ela também alcançou.
Sobre o filme mais lembrado e comentado, O Diabo Veste Prada, a dica vai mais além ainda. Já que você se interessa pela história e todo mundo acha que a Andy é o símbolo da secretária moderna, por que não aprender mais ainda e ler o livro em inglês? Já adianto a vocês que é mais barato do que a edição em português e você ainda estará praticando outra habilidade: a leitura. Além disso, se o filme é um prato cheio para discussões, o livro é mais ainda já que tem o final completamente diferente do filme! Normalmente, os livros são melhores que os filmes, mas por tratar-se de nossa realidade, ler o livro é um exercício de discussão muito maior, principalmente no que tange a valores éticos da profissão, tanto por parte da Miranda quanto por parte da Andy.
E pra encerrar, pegue um daqueles filmes bem antigos e divirta-se com o 9 to 5, que em português chamou-se Como Eliminar Seu Chefe e fique feliz porque o perfil do chefe já mudou muito desde o fim dos anos 70. Mas caso o perfil do seu chefe continue do jeito que era o chefe das secretárias deste filme, não se desespere. Siga o exemplo de profissionalismo de todas elas e procure um emprego e um chefe que esteja à sua altura!

Regina Rezende
English For Secretaries

English for Secretaries - 4 years!

The English For Secretaries program is not considered as being for beginers only. We have a large number of fluent secretaries who want to learn more.

Setembro é sempre um mês especial para mim. O mês começa com o meu aniversário e embora nem sempre envelhecer seja bom, também nos traz mais experiência, for sure! E fechando o mês temos o Dia da Secretária. Mesmo com todas as polêmicas sobre qual é realmente a denominação correta para o nosso trabalho, se temos registro profissional como secretárias, se estudamos Secretariado ou se somos secretárias pela experiência e o quanto outras pessoas que tem o perfil bem diferente do nosso são chamadas de secretárias. Enfim, neste dia, não importa nada disso: somos profissionais comemorando o nosso dia. E sem querer resmungar, quem não gosta de um presentinho ou melhor ainda e principalmente, reconhecimento? Se não for diário, que seja pelo menos a lembrança do nosso dia!
E no meio de setembro, também há uma data especial: nossa primeira palestra English for Secretaries no Wall Street Institute. De 2006 para cá, muita coisa mudou! O número de pessoas interessadas no projeto e em aprender inglês aumentou muito. Vejo que nestes quatro anos que se passaram, há uma união cada vez maior entre os grupos de secretárias e que o interesse pelo desenvolvimento está cada vez maior, não só em aprender outra línguas mas também pelo crescimento de cursos ligados direta ou indiretamente à área do Secretariado, tais como Gestão de Eventos ou de Recursos Humanos, curso que inclusive eu estou fazendo e que me acrescenta muito tanto como secretária quanto como instrutora.
Outro ponto a ser considerado é o crescimento
, ou melhor, a retomada dos blogs. Quando os blogs começaram a aparecer no Brasil em 2000, 2001, eram mais diários virtuais. Hoje já se tornaram uma poderosa ferramenta de mídia e vemos vários blogs e sites focado no universo da secretária, e isso também causa mais união, interesse pela profissão e por nosso desenvolvimento.
Quanto ao ensino de inglês, me sinto bastante feliz em saber que contribuímos para trazer o inglês mais para perto da realidade das secretárias, motivando e gerando interesse. No início, nosso programa apenas oferecia palestras e imersões com assuntos gerais e, com o tempo, ele foi se especializando: Business Writing, Telephone English, Cross Cultural Communication, E-mail English, para acompanhar o interesse de nosso público que há tempos já deixou de se contentar apenas com o “the book is on the table”! Vejo também uma mudança de atitude das secretárias mais seniores. Atualmente, o programa English for Secretaries não é mais considerado para secretárias iniciantes, já temos uma grande procura de secretária realmente fluentes em inglês mas que querem aprender mais, e para isso já até temos a previsão de uma imersão focando em Case Studies na área de Secretariado para atendermos a este novo nicho melhor ainda.
Ou seja, o futuro está se mostrando cada vez mais brilhante para a nossa profissão e também para o nosso projeto, que é apenas uma criança de quatro anos querendo sempre alcançar mais!

Regina Rezende
English For Secretaries

Do it “write”!

Why is it still important to know how to write? Effective writing and reading skills are as important for effective communication as speaking and listening skills.

É muito comum ouvirmos os alunos falarem: “Eu não preciso saber escrever nem ler, eu só quero falar!”. Além do fato de ter esquecido também da habilidade de ouvir, eu acho engraçado e curioso este tipo de argumentação. Isso sem falar quando dizem: “De gramática então, eu não quero nem saber!”. Volto mais uma vez ao meu discurso que falar uma língua bem é conhecer todos os seus lados, saber usar todas as suas habilidades. Você pode não ser um expert, mas tem que saber mais do que apenas “se virar”. E isto toma uma proporção macro se estamos falando de secretárias... bilíngues.
No caso de nossa profissão que se inclui na área administrativa, a habilidade da escrita continua sendo uma das mais importantes. Afinal, as “primeiras secretárias” do mundo foram nada mais nada menos do que... os escribas! portanto, temos que “do it write!” como certa vez vi em um livro, brincando com as palavras “write” e “right”. Hoje em dia, é realmente raro termos que escrever uma carta, mas dentro do mundo corporativo, alguns emails podem ser tão formais quanto uma carta. Você pode não ter mais as regras tão rígidas quanto as que haviam para escrever as cartas, mas ainda há uma separação clara entre em um email formal e um email informal, da mesma forma que a escrita de um convite para uma festa é absoluta e obviamente diferente de uma mensagem de condolências.
Sem falar (claro) de cartas de apresentação, currículos, ensaios, monografias, todos estes representam quem você é através da escrita. Em casos assim, o seu estilo de escrever e sua habilidade em usar as palavras revelam muito de sua personalidade. Em um mundo onde as pessoas usam tantos “atalhos” para se expressar, não deixe que a informalidade tome conta também da sua escrita ou, se tomar, tenha certeza de que ela limita-se a conversas entre amigos e não entre parceiros de negócios, colegas de trabalho e muito menos com seu chefe! Uma escrita excelente lhe traz respeito, uma escrita pobre, ao contrário, é de difícil compreensão e deixa uma má impressão a seu respeito. É muito comum haver uma interpretação errada de um determinado assunto por causa de escrita errada.
E se você ainda acha que regras de escrita não se aplicam ao mundo moderno dos emails, me responda: COMO VOCÊ SE SENTE AO LER UMA FRASE TODA ESCRITA EM LETRAS MAIÚSCULAS? Não parece que estou gritando com você? Esta é apenas uma das regras de comunicação moderna via email: nunca escrever em letras maiúsculas, pois a impressão é de que você está gritando com quem está lendo. Ou seja, nossas habilidades de escrita são e sempre serão parte essencial do nosso trabalho, por mais que o tempo passe, por mais que pareça que a modernidade está fazendo com que algumas habilidades entrem em extinção.

Regina Rezende

To be or not to be?

“Are you fluent in English?” Why such an apparently simple question can take you to such a wide discussion? And how would you answer this question?

Ao participar de um grupo de discussão recentemente, vi-me envolvida em uma polêmica sobre o que é ser fluente em inglês e isso me lembrou o que discutimos na edição passada, sobre a necessidade de se falar inglês nas empresas e, depois de ser contratada, não haver a demanda e a pessoa acaba “enferrujada”. Deixo uma pergunta para vocês: é melhor ser realmente qualificada e na hora em que precisar do inglês, saber se expressar, ou é melhor se acomodar achando que nunca vai precisar falar inglês? Acho que nem preciso responder, não é? Hoje, pode-se não usar o inglês na empresa onde trabalha, mas lembre-se de que nada é imutável. Amanhã, você pode estar em outra empresa onde ele será necessário, portanto continue praticando, como eu sempre digo. Afinal, somos ou não somos secretárias bilíngues?
Mas voltando à questão da fluência. O tópico central do grupo era sobre fluência mas foi divagando e chegou até mesmo à nossa língua portuguesa. Como o próprio nome diz, fluência vem de “ser fluente”, “fluir”. A sua conversação em inglês flui? Você consegue se comunicar e ser entendido? Sendo assim, Joel Santana, com toda sua desenvoltura e sem nenhuma insegurança em seu discurso “bafana bafana”, pode ser
considerado fluente (com certeza ele se considera assim). Se ele consegue ser realmente compreendido pelas pessoas, aí já é outra história.
Certa vez, ouvi um ótimo exemplo: se um 'gringo' vem ao Brasil e fala: "Eu fui para o Bahia e tomar muita cocô gelada!" nós vamos rir um pouquinho e corrigir explicando que existe uma grande diferença entre "côco" e "cocô" mas vamos entender a mensagem. Porém, dependendo do país para onde você vá ou esteja, se você falar qualquer coisa um pouco diferente da pronúncia, da entonação, da realidade em que eles vivem, eles não entendem e muitas vezes não fazem esforço para entender.
O assunto é muito amplo e com certeza voltaremos a ele em outras edições. Mas fica aqui a minha opinião, como secretária e como professora de inglês com bastante experiência: se você quer aprender uma lingua, aprenda direito, “respeite” a língua como ela é, não compare com a sua (até porque nossa língua está longe de ser a menos complicada), tenha interesse pela cultura do país, não ache que “é tudo a mesma coisa”. Você não precisa sair por aí citando Shakespeare, mas também não pode falar "nós vai" ou "a gente fomos".

Regina Rezende

Telephone English: como fazer dele seu aliado

After being hired, many secretaries and assistants complain about not being necessary to use the English language in their daily routine and end up getting "rusty”

De acordo com uma pesquisa divulgada recentemente, profissionais que falam inglês e espanhol ganham quase 22% a mais que os demais trabalhadores. Embora a pesquisa não cobrisse especificamente o mercado de secretariado, os dados são relevantes e diria até que são óbvios em nossa profissão. Porém, há grande controvérsia sobre ser bilíngue ou trilingue em nosso ambiente de trabalho. Muitas vezes, as ofertas de emprego exigem que você domine a língua inglesa, porém após serem contratadas, muitas secretárias e assistentes reclamam não ser necessário o uso do idioma em seu dia a dia e acabam ficando “enferrujadas”. Mas seria esse um motivo para esquecer de praticar uma habilidade que, afinal de contas, faz parte até mesmo da nomenclatura de nossa profissão? Claro que não e é aí que entra a sua iniciativa de sempre se reciclar: seja lendo, estudando, fazendo parte de grupo, pesquisando neste mundo de oportunidades que a internet nos traz.

Muitas vezes também ouço que falar é fácil, entender é que é difícil e muitas assistentes até mesmo já me confessaram que quando olham para os identificadores de chamada e vêem algo como “00” ou “tie line”, até disfarçam e não atendem a ligação! Uma simples ligação telefônica não pode nem deve ser um “bicho papão”, pois o atendimento telefônico faz parte do nosso trabalho e deve ser realizado com tanta competência como fazemos qualquer outra parte de rotina em uma empresa. Então caímos novamente naquele dilema: “se eu não pratico, como vou poder ter a experiência?”. É exatamente isso, não deixe de praticar em qualquer oportunidade que você tiver e tenha sempre à mão dicas que lhe ajudarão a exercer esta atividade até você se sentir mais segura. Além disso, em muitos casos, nem é ao menos uma questão de não dominar a língua, mas sim de se sentir segura falando em um idioma que não é o seu e ainda com o agravante de não ver seu interlocutor, desta maneira não podendo usar dos recursos de mímica ou linguagem corporal. Saiba frases-chave em atendimento telefônico, saiba como soletrar (e isso inclui também saber o alfabeto fonético internacional), mantenha-se calma, confie na sua capacidade de se expressar e não deixe de praticar. Você com certeza não se sentirá nem um pouco insegura para atender a próxima ligação internacional!

And remember: practice makes perfect!

Regina Rezende
English For Secretaries